Zeitmanagement Methoden

Der Weg zu Deinem Erfolg durch ein gelungenes Zeitmanagement 

Kennst Du das auch? Du kommst nach einem langen Tag von der Arbeit nach Hause und möchtest Dich am liebsten einfach nur noch hinlegen. Plötzlich fällt Dir ein, dass da noch weitere Aufgaben auf Dich warten, die alle erledigt werden wollen. Den Haushalt machen, Termine beim Arzt oder das Auto zur Reparatur bringen. Zeit für die Familie oder die eigenen Bedürfnisse nach Ruhe und Erholungen kommen dabei viel zu kurz. Am Ende des Tages bist Du müde und gestresst.

Damit Du dies in Zukunft vermeiden kannst, haben wir einige Tipps und Methoden für Dich zusammengestellt, die Dir dabei helfen, deinen Alltag zu Strukturieren. Optimiere Deine Organisation und sorge für mehr Effizienz und Entspannung in Deinem Leben.

Das Erfolgsgeheimnis großer kreativer Köpfe liegt in guten Zeitmanagement Methoden. Mit der richtigen Taktik kannst auch Du Deine Stressresistenz und Ausdauer effektiv verbessern. So behältst Du einen kühlen Kopf, selbst wenn die Zeit knapp, und der Druck hoch ist.

Gutes Zeitmanagement erfordert eine Verlagerung von Aktivitäten zu Ergebnissen. Denn: Beschäftigt zu sein ist nicht dasselbe, wie effektiv zu sein. Aber auch die Kommunikation spielt für Dein Aufgabenmanagement eine große Rolle. In unseren Artikeln über interne Kommunikation und digitale Kommunikation, findest Du alle wichtigen Informationen zu diesem Thema.

Verbringst Du Deinen Tag in einem Rausch an Terminen und Abgabefristen, musst Du Deine Aufmerksamkeit auf zu viele Aufgaben gleichzeitig richten. Damit erreichst Du oft nicht nur weniger als Du eigentlich möchtest, sondern bist zusätzlich noch erschöpft. Die Konsequenzen daraus sind:

  • Verpasste Fristen
  • Ineffiziente Arbeitsabläufe
  • Schlechte Arbeitsqualität
  • Höherer Stresspegel
  • Ein schlechter professioneller Ruf
  • Eine ins Stocken geratene Karriere

Gute Zeitmanagement Methoden ermöglichen es Dir dagegen klüger zu arbeiten. Dabei liegt der Fokus besonders darauf, wie Du Aufgaben richtig organisierst und planst, und wie viel Zeit bestimmte Aktivitäten in Anspruch nehmen. Damit schaffst Du es mit wenig Zeitaufwand viel zu erledigen und gleichzeitig entspannter durch den Arbeitsalltag zu gehen. Die Vorteile davon:

  • Höhere Produktivität und Effizienz
  • Weniger Stress
  • Mehr Möglichkeiten, wichtige Ziele im Leben und der Karriere zu erreichen
  • Ein professioneller Ruf
  • Erhöhte Aufstiegschancen

Mit der richtigen Zeitmanagement Methoden kannst Du es schaffen alle Aufgaben stressfrei und ohne Druck zu bewältigen und die Karriereleiter bis ganz nach oben zu klettern. Indem Du Deinen beruflichen Alltag strukturierst, verschaffst Du Dir gleichzeitig Zeit zur Erholung für Dein Privatleben.

ALPEN-Zeitmanagement Methode

Mit der A-L-P-E-N Methode werden komplexe Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte aufgeteilt um Deine täglichen oder wöchentlichen Aufgaben effizient zu planen. Mit dieser Zeitmanagement Methode werden Intentionen überschaubarer und kontrollierbarer. Deine Aufgaben werden klassifiziert, die notwendigen Zeiten festgelegt und Pufferzeiten berücksichtigt. Dabei gehst Du in fünf Schritten vor:

  • A – Aufgabenliste: Erstelle eine ToDo-Liste. Dieser Schritt sollte nicht lange in Anspruch nehmen und Dir einen Überblick über Deine Aufgaben verschaffen.
  • L – Länge der Aktivitäten: Wenn Du eine Übersicht erstellt hast, geht es im nächsten Schritt darum, zu bestimmen wie viel Zeit die jeweilige Aufgabe ungefähr in Anspruch nimmt. Versuche die Zeit realistisch einzuschätzen. Plane lieber etwas zu viel als zu wenig Zeit ein. So hast Du zwischendurch auch mal Zeit für kleinere Pausen oder andere Erledigungen.
  • P – Pufferzeiten und Pausen: Plane Pufferzeiten ein. Häufig kann es passieren, dass doch mal etwas Unerwartetes dazwischenkommt. Das kann dazu führen, dass sich die Ausführung Deiner Aufgaben verschiebt. Aus diesem Grund solltest Du schon vorher davon ausgehen, dass Unterbrechungen auftreten können und Dir einen Puffer für spontane Aktivitäten einplanen.
  • E – Entscheidungen treffen: Lege Prioritäten fest und delegiere, was Du nicht selber schaffst. Auch wenn Du meinst, alles alleine schaffen zu müssen. Manchmal ist es ratsam weniger wichtige Aufgaben abzutreten, um sich dafür wichtigeren widmen zu können. Analysiere, welche Aufgaben Dir wichtig sind und welche Du delegieren kannst. Das gilt nicht nur für berufliche Tätigkeiten. Auch bei Hausarbeiten oder privaten Erledigungen solltest Du Dich nicht scheuen um Hilfe zu fragen.
  • N – Nachkontrolle: Beachte, dass Du Deine Liste mindestens einmal am Tag überprüfen solltest, um abgeschlossene Aufgaben abzuhaken. Am besten erledigst Du dies abends. Hake Aufgaben ab, die bereits erledigt sind und plane Neue, die demnächst ausgeführt werden müssen. Unvollständige Aufgaben solltest Du auf den nächsten Tag verschieben. Dies sollte jedoch eine Ausnahme und nicht die Regel sein. So kannst Du sehen, was Du bereits geschafft hast und damit zugleich Deinen Erfolg festhalten.

Pareto Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch 80-20-Regel genannt ist ein ökonomischer Grundsatz, bei dem es darum geht, den Fokus auf die Aufgaben zu legen, die die größten Auswirkungen auf das Ergebnis haben.

Das Pareto Prinzip besagt, dass 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind. Es gibt also eine ungleiche Beziehung zwischen Input und Output. Dementsprechend kann man mit wenig Aufwand zu dem gleichen Ergebnis kommen, wie wenn man einen Großteil der zur Verfügung stehenden Zeit investiert.

Der Trick liegt hierbei in der Aufgabenverteilung. Es gilt, die entscheidenden 20 Prozent aus dem eigenen Aufgabenstapel herauszufiltern. So ist der Aufwand am geringsten, das Ergebnis am besten und die Arbeit am effektivsten.

Eisenhower-Prinzip

Für die Umsetzung des Pareto Prinzips eignet sich eine andere Zeitmanagement Methode besonders gut: das Eisenhower-Prinzip. Hierbei geht es darum, durch die Priorisierung von Aufgaben, konzentrierte Arbeitsphasen zu schaffen. Mit diesem System wird klar definiert, mit welcher Priorität welche Aufgaben wann erledigt werden sollten.

A-Aufgaben solltest Du sofort erledigen. Dies sind die Aufgaben mit der höchsten Priorität. B-Aufgaben stehen in der Rangfolge etwas weiter unten. Du hast also noch etwas Zeit sie zu erledigen. Plane sie am besten fest ein, damit Du sie nicht vernachlässigst. C-Aufgaben müssen zwar erledigt werden, sind jedoch nicht so wichtig, als dass Du Dich selbst darum kümmern müsstest. Deshalb delegierst Du sie am besten, um Deine Aufgaben zu reduzieren und Dir mehr Zeit für wichtigere Tasks einzuräumen. D-Aufgaben hingegen, kannst Du einfach eliminieren oder im Notfall ebenfalls delegieren.

Pomodoro Technik

Besonders, wenn Du viel am Computer arbeitest, kann sich diese Technik als besonders nützlich für Dich erweisen. Denn hier lauern viele Fallen, die dich zur Ablenkung verleiten können: Social Media, E-Mails, Nachrichtenwebsites, Videos.

Diesen Feinden der Produktivität lässt sich manchmal nur schwer widerstehen. Anstatt Dir aber vorzunehmen, mit reiner Willenskraft konsequent diese eine Aufgabe zu erledigen, ohne Dich mit etwas anderem zu beschäftigen, kannst Du einen einfachen Trick anwenden. Die Lösung liegt in kleinen, handhabbare Teilaufgaben.

Dazu teilst Du Deine Arbeitszeit in 25-minütigen Intervallen (pomodori) auf. Du arbeitest 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und legst anschließend eine fünfminütige Pause ein. Nach vier Intervallen folgt eine längere Pause von 30 Minuten. So hast Du zwischendurch genug Zeit um Dir einen Kaffee zu gönnen, frische Luft zu schnappen und den Kopf frei zu kriegen.

Allgemeine Zeitmanagement Methoden Tipps

  • Konzentriere Dich auf die wichtigen Aufgaben. Oft brauchst Du nicht mehr Zeit, sondern mehr Struktur. Hol das meiste aus Deiner vorhandenen Zeit heraus und erledige die wichtigsten Aufgaben zuerst.
  • Organisieren Dein Arbeitsumfeld. Zeitmanagement hat viel damit zu tun Ablenkungen zu beseitigen. Vermeide es, Deine Produktivität durcheinanderzubringen, indem Du sicherstellst, dass Du Dich an Deinem Arbeitsplatz konzentrieren kannst.
  • Verwende Zeiterfassungssoftwares. Um zu messen, wie viel Zeit Du für verschiedene Aktivitäten benötigst, kannst Du unterschiedliche Tools verwenden. Dies hilft Dir leichter Ineffizienzen zu erkennen und unproduktive Aktivitäten zu reduzieren
  • Trainieren Deine Browserdisziplin. Lass nicht zu, dass Du Deine Zeit für schlechte Angewohnheiten verschwendest. Schließe Ablenkungen aus, indem Du Websites und Social-Media-Kanäle während Deiner Arbeit blockierst.

Fazit – Zeitmanagement Methoden

Für Dein Selbstmanagement ist es wichtig, dass Du effektive Strategien entwickelst und lernst, Deine Zeit intelligent zu managen. So schaffst Du es, die unterschiedlichen Anforderungen für Termine, Freizeit, Familie und den Job zu bewältigen. Dabei ist es wichtig, dass Du dir genug Zeit für dich selbst nimmst, um Stress auszugleichen und zur Ruhe zu kommen. Zeitmanagement-Methoden können Dir dabei helfen, die vielen unterschiedlichen Bereiche Deines Lebens in Einklang zu bringen. Besonders zur Kontrolle Deiner Arbeitsbelastung ist gute Organisation eine wertvolle Fähigkeit. So kannst Du Stress abbauen und Ruhe in Dein Leben bringen. Auch, wenn es zunächst nicht einfach erscheint, alle Aufgaben gemeinsam zu planen, langfristig unterstützt ein gutes Organisationssystem Deinen gesunden und ausgeglichenen Lebensstil.