Interne Kommunikation

Das A und O Deines Unternehmens

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg Deines Unternehmens.

Als Unternehmer musst Du oft viele Projekte gleichzeitig betreuen. Die zugehörigen Prozesse laufen häufig alle parallel ab. Mitarbeiter informieren, Aufgaben verteilen, Rückmeldungen abfragen- all das erfordert auf beiden Seiten schnelle Reaktionen und optimale organisatorische Abläufe.

Damit es besonders in stressigen Situationen nicht zu Fehlern und Frustration kommt, sind Absprachen und Dialoge erforderlich. Egal, ob es darum geht, die Zufriedenheit der Mitarbeiter abzufragen, oder neue Regelungen bekannt zu geben. Die interne Unternehmenskommunikation ist daher ein essenzieller Teil des Kerns Deines Unternehmens und sollte nicht vernachlässigt werden.

Was ist interne Kommunikation?

Als interne Kommunikation wird die Kommunikation zwischen allen Angehörigen eines Unternehmens verstanden. So gehört die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ebenso zur internen Kommunikation, wie der Dialog verschiedener Mitglieder eines Teams untereinander. Der Austausch kann dabei sowohl verbal als auch nonverbal auf verschiedenen Ebenen erfolgen. Je nachdem, welches Ziel verfolgt wird kommen dabei unterschiedliche Mittel zum Einsatz.

Zu den Kernzielen gehören im Wesentlichen Effizienz, Transparenz und Dialog. Dazu zählen zum Beispiel auch die Optimierung der organisatorischen Abläufe, die Verbreitung von Informationen, der Austausch von Meinungen und Neuigkeiten sowie die Motivation und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Damit gehört die interne Kommunikation zu einem der wichtigsten Grundsteine für Unternehmen. Sie signalisiert Offenheit und sorgt für Verständnis auf beiden Seiten. Zudem stärkt sie das Vertrauen der Mitarbeiter und die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.

Instrumente zur Kommunikation

Für die internen Unternehmenskommunikation können unterschiedliche Medien eingesetzt werden. Je nachdem, wer, wann, wo, wie schnell erreicht werden soll, sind einige Optionen besser geeignet als andere.

Eines der bekanntesten Netzwerke ist das sogenannte Intranet. Hierbei handelt es sich um ein internes Netzwerk. Es funktioniert ähnlich wie das Internet, ist jedoch nicht mit ihm verbunden. Die Besonderheit des Instruments liegt in der Funktion.

Das Intranet ist ausschließlich für autorisierte Personen bzw. Geräte zugänglich. Damit kann es ausschließlich innerhalb des Unternehmens verwendet werden und ist nach außen hin geschützt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit von Chats und Mails, sowie das Teilen von Terminkalendern. So eignet es sich ideal für die schnelle Weitergabe von Informationen.

Zu den eher klassischen Kommunikationswegen gehören unteranderem Newsletter, Mitarbeiterzeitschriften oder auch das schwarze Brett. Diese Instrumente werden eher dazu geeignet, Erfolge anzuerkennen oder Mitarbeiter in den Kommunikationsprozess mit einzubeziehen.

Etwas ausgefallener hingegen sind Veranstaltungen wie Betriebsversammlungen, Ausflüge oder Feiern. Solche Events sind besondere Highlights und können das Teambuilding und das Zugehörigkeitsgefühl stärken.

Der direkteste Kommunikationsweg ist jedoch bis heute das Mitarbeitergespräch. Der persönliche Dialog bietet den nötigen Raum für eventuelle Rückfragen. Es entstehen weniger Missverständnisse und damit weniger Fehler.

Mit der Digitalisierung haben sich jedoch auch neue Möglichkeiten ergeben. Von E-Mail, über Onlinechats in sozialen Netzwerken bis hin zu Web- und Videokonferenzen erstreckt sich ein weites Feld neuer Optionen für Kommunikationsinstrumente.

Besonders die Corona Pandemie hat gezeigt, wie wichtig solche digitalen Alternativen sind. Mittlerweile ist an eine stabile Internetverbindung an fast jedem Ort der Welt verfügbar. So können ortsunabhängig, weltweit, von überall aus, direkte Gespräche stattfinden.

Fehler und wie Du sie vermeidest

Interne Kommunikation hat vor allem das Ziel Informationen auszutauschen und das Teambuilding zu unterstützen. Fehler in der Kommunikation wirken sich oftmals nicht nur negativ auf die Beteiligten, sondern auch negativ auf das gesamte Unternehmen aus. Damit dies nicht passiert, gilt es einige Dinge zu beachten:

Fehlende oder mangelhafte Kommunikation

Dies gehört zu den wohl häufigsten Fehlern in der internen Unternehmenskommunikation. Um Lücken und dadurch entstehende Mängel zu vermeiden gilt: lieber einmal mehr als gar nicht fragen. Nur so ist es möglich, auf beiden Seiten für Verständnis zu sorgen und Fehler in Prozessen und Abläufen zu vermeiden.

Doch Kommunikation funktioniert auf zwei Seiten. Häufig fühlen sich Mitarbeiter nicht gehört oder übersehen. Sie haben das Gefühl Probleme nicht äußern zu können. So entsteht eine interne Unzufriedenheit, die sich auf den gesamten Betrieb auswirken kann.

Um sich ein Bild über die Mitarbeiterzufriedenheit zu verschaffen, helfen anonyme Fragebögen. Zudem können Kompetenzprofile erstellt werden. So sind die Fähigkeiten der Mitarbeiter auf einen Blick ersichtlich. Stärken können erkannt, genutzt und gefördert werden. Aufgaben lassen sich besser zuordnen.

Dies hat Vorteile auf allen Ebenen. Die Arbeit wird anerkannt und Arbeitsprozesse werden durch eine gelungene Verteilung der Aufgaben optimiert. So entsteht Zufriedenheit und Vertrauen auf beiden Seiten.

Unvollständiges Teambuilding

Die Arbeit im Team hat eine fundamentale Bedeutung für reibungslose Abläufe in einem Unternehmen. Sie stärkt nicht nur das Zugehörigkeitsgefühl. Durch Zusammenarbeit können Prozesse vereinfacht, beschleunigt und optimiert werden. So bündeln sich Stärken, die das Unternehmen als eine vereinigte Kraft vorantreiben.

Die Teamuhr von Bruce W. Tuckman bietet ein anschauliches Beispiel, wie Teambuilding effektiv aufgebaut werden kann. Tuckman unterteilt den Prozess in 4 Phasen: Forming, Storming, Norming und Performing.

In der ersten Phase geht es darum die Teamkollegen kennenzulernen. Erste Informationen werden ausgetauscht. In Phase zwei kommt es dann zur Cliquenbildung. Unterschiedliche Interessen kommen zum Vorschein. Es zeigt sich, wer welchen Platz im Team einnimmt.

In der Norming-Phase werden dann Regeln aufgestellt. Sie sollen die Zusammenarbeit vereinfachen. Besonders in dieser Phase ist die direkte Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern essenziell.  Durch Feedback und Abstimmungen können so Grenzen abgesteckt werden. Hier werden die Grundsätze für die weitere Zusammenarbeit beschlossen.

In der letzten Phase entsteht dann der feste Zusammenschluss zum Team. Jetzt geht es darum, Vertrauen aufzubauen. Unterschiedliche Fähigkeiten und Arbeitsformen werden genutzt. So gewinnt das Team an Stärke. Es wird ideenreich, flexibel, leistungsfähig und solidarisch. Erst jetzt arbeiten alle Teammitglieder zusammen.

Dieser Prozess kann sich stetig wiederholen. Er ist ein fester Bestandteil in jedem Unternehmen. Hierbei zeigt sich die Bedeutung Interner Kommunikation bei der Leitung eines Teams. Die Mitarbeiter müssen sich wohl fühlen. Ein WIR-Gefühl bei der Belegschaft trägt zu einer besseren Leistung bei.

Teambuilding Events außerhalb der Arbeitsatmosphäre im Büro können helfen, den Zusammenhalt unter den Mitgliedern zu fördern. Sie stärken die Zusammenarbeit, und stellen ein Gefühl der Gemeinschaft her.

Mangelnde Transparenz

In großen Unternehmen fehlt häufig der Kontakt zwischen den höchsten und niedrigsten hierarchischen Ebenen. Transparenz in der Führungsebene kann jedoch dabei helfen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken. Relevante Vorgänge und wichtige Neuerungen sollten deshalb mit den Angestellten geteilt werden. Kommt es beispielsweise zu vorhersehbaren Krisen führt eine mangelnde Transparenz zu Misstrauen und Unzufriedenheit in der Belegschaft. Über interne Netzwerke, Briefe oder Rundmails ist es möglich Informationen direkt mit allen zu teilen und so diesen Fehler zu vermeiden.

Aber Achtung! Nicht alle Mitarbeiter benötigen zwangsläufig alle Informationen. Geht es um relevante Vorgänge in Abteilung A, müssen diese nicht zwangsläufig auch mit Abteilung B und C geteilt werden. Zu viel irrelevante Information kann überfordern. Deshalb ist es wichtig vorher abzuwägen, wer, wann, wie weit informiert wird.

Wenig Mitarbeitergespräche und unregelmäßige Meetings

Feedbacks spielen eine große Rolle, wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit geht. Hier können Arbeitnehmer die Chance ergreifen und Probleme ansprechen. Im Gegenzug kann der Arbeitgeber das Feedback nutzen um sich besser auf seine Mitarbeiter einstellen. Probleme können behoben und Abläufe optimiert werden. Gerade in Bezug auf anstehende Projekte sind persönliche Meetings und Gespräche wichtig.

Im direkten Gespräch fällt es leichter Missverständnisse zu vermeiden. Fragen können direkt geklärt werden. Auch eventuelle Probleme lassen sich im unmittelbaren Dialog besser beheben. Hier gilt: Viel reden ist der Schlüssel zum Erfolg.

Einzelkampf statt Teamarbeit

Ein Team kann nur optimale Arbeit leisten, wenn es auch als solches zusammenarbeitet. Doch gute Teamarbeit basiert auf Vertrauen. Zwar besteht die Gemeinschaft aus unterschiedlichen Individuen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, doch diese sollten den Aspekt des Teams nicht in den Schatten stellen.

Um herauszufinden, wer welche Stärken und Schwächen besitzt empfehlen sich deshalb Teammeetings. Hierbei sollte sich jeder in der Lage fühlen, Probleme, Wünsche und Bedürfnisse offen anzusprechen. In Gruppendiskussionen können dann Lösungen besprochen werden.

Verspätete Weitergabe von Terminen

Verpasste Termine, nicht eingehaltene Fristen und verspätete Abgaben sind eines der größten Ärgernisse innerhalb eines Unternehmens. Sie führen unmittelbar zu Stress, Unzufriedenheit und Gereiztheit. Wirken sie sich dann auch auf die Arbeit mit dem Kunden aus kann dies zur Schädigung der Reputation und des Geschäfts führen.

Gerade aus diesem Grund ist es besonders wichtig, Informationen so früh wie möglich weiterzugeben, damit Termine und Fristen eingehalten werden können. Ein Firmeninterner digitaler Terminkalender kann dabei helfen. Dort kann jeder Mitarbeiter bzw. jedes Teammitglied wichtige Termine für alle ersichtlich eintragen. Über das Intranet, eine Nachricht im Gruppenchat oder den Mailverteiler können alle wichtigen Fakten direkt mit allen Beteiligten geteilt werden.

Besonders bei wichtigen Terminen gilt: Doppelt hält besser.

Vorzugsweise sollten zwei oder mehr Medien verwendet werden, um sicherzustellen, dass der Austausch erfolgreich war. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann den direkten Kommunikationsweg nutzen und sich noch einmal persönlich vergewissern.

Fazit

Mit der Digitalisierung entwickelt sich auch die Kommunikation stetig weiter. Es entstehen ständig neue Möglichkeiten und Wege miteinander in Kontakt zu treten. So haben sich auch wesentliche Teile der Kommunikation in den Online-Bereich verlagert.

So ist es möglich geworden, auch trotz großer Distanzen von Angesicht zu Angesicht miteinander zu sprechen und das weltweit. Damit hat die direkte Kommunikation die räumlichen Grenzen überwunden.

Besonders Krisen, wie die Corona Pandemie haben gezeigt, wie wichtig digitale Alternativen für einen schnellen und intakten Austausch sind. Smileys und GIFs erlauben es mittlerweile, den direkten Austausch, besonders unter Kollegen zu personalisieren. Sie erlauben es trotz Textnachricht, Gefühle auszudrücken. So können entsprechende Bilder oder Videos dem Geschriebenen noch zusätzlich Charakter und damit auch Klarheit verschaffen.

Als wichtigstes Kommunikationsmittel gilt jedoch bis heute immer noch die E-Mail. Sie ist zu einem der an den häufig genutzten Medien in der Geschäftswelt geworden. Damit ist die für die Kommunikation nahezu unverzichtbar. Doch auch hier wandelt sich die Kommunikation.

Die Zeit wird immer kostbarer. In der Unternehmenskommunikation neigt der Trend daher zu knappen Antworten, die den Content trotz allem auf den Punkt bringen. Auch digitale Chats sind mittlerweile nicht mehr unüblich.

Gemeinsame Ziele, Vertrauen und Offenheit sind im Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Zwischenmenschliche Beziehungen müssen daher aufrechterhalten werden. Ein WIR-Gefühl ist deshalb essenziell.

Bei der internen Kommunikation geht es darum innerhalb des Unternehmens für Klarheit und Transparenz zu sorgen. So können Probleme gelöst und negative Folgen vermieden werden. Dem Arbeitgeber ist es möglich, auf Wünsche und Bedürfnisse seiner Mitarbeiter einzugehen.

Im Austausch miteinander können unterschiedliche Medien eingesetzt werden. Welches sich dabei am besten eignet, hängt von der jeweiligen Information und der Anzahl der Kommunikationspartner ab.

Allgemein gilt jedoch: Egal ob über E-Mail, Telefonat, Videochat, Soziale Netzwerke oder doch lieber von Angesicht zu Angesicht – interne Kommunikation ist das A und O um Dein Unternehmen zum Erfolg zu führen.

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